PROCESO DE AUTOEVALUACION

El proceso de autoevaluación se inicia en este Tribunal en febrero de 2006 y hasta la fecha se han elaborado las actas correspondientes a cada reunión, documentando las metas y objetivos propuestos como asimismo los resultados que se han obtenido en cada caso.

1. Como primera medida, se discutió con todo el personal la propuesta de la autoevaluación, se escucharon las opiniones y finalmente se asumió entre todos el compromiso que suponía este desafío (Acta del 28 de febrero de 2006). De esta forma se cumplió con la primera fase de presentación del proyecto y plan de trabajo y la confirmación del compromiso.
2. A partir de esta decisión conjunta, se pasó la segunda fase de diagnóstico situacional y del clima de trabajo en general. En este sentido, se solicitó al grupo que en forma individual cada uno redactara un informe sobre los aspectos positivos y negativos de su lugar de trabajo y luego de dos semanas se discutiría en una reunión. Tales aspectos incluirían consideraciones sobre el personal, el mobiliario, los jefes, etc. (Acta del 28 de febrero de 2006).
   1. En relación con los aspectos laborales, se debatió grupalmente sobre la conveniencia de adoptar algunos cambios puntuales, como por ejemplo, en relación con el préstamo de expedientes suprimir el libro de préstamos e implementar en su lugar el uso del sistema informático. En tal sentido y con el objeto de agilizar el trabajo interno se sugirió como una idea a elevar a la Suprema Corte la incorporación del sistema código de barras para la identificación del expediente y a través de este método buscar la información sobre el mismo existente en las computadoras del Poder Judicial. (Acta del 16 de marzo de 2006).
   2. Siguiendo con los temas laborales, en este caso referidos a las horas de trabajo, a la cantidad de trabajo, a las comodidades edilicias, se discutió sobre la necesidad de emplear más eficientemente las horas de trabajo por la mañana y evitar de esta forma llevarse trabajo para la casa, y en relación con los aspectos edilicios en general se hizo referencia a la falta de más estanterías. En lo que respecta al trabajo en sí, se reconoció la falta de incentivos y de reconocimiento al personal, proponiéndose la elevación de notas periódicas donde se describiera el desempeño de cada uno. (Acta del 17 de abril de 2006).
   3. Continuando con los debates en torno al diagnóstico situacional y clima laboral se concluyó en la necesidad de adecuar los programas informáticos a las necesidades de estos tribunales, como asimismo en la falta de espacio físico. (Acta del 10 de mayo de 2006).
   4. En torno a los aspectos positivos y negativos, luego de leer y discutir las opiniones que por escrito y en forma anónima se formularon se llegaron a las siguientes conclusiones en junio de 2006. . Aspectos positivos: respecto a los cuales se concluyó en la necesidad de mantenerlos, los siguientes: trabajo en equipo, decisiones laborales tomadas en forma conjunta y democrática entre los superiores y el personal, diálogo y conciliación entre todos, deseos de aprender y colaborar entre todos, solidaridad, buen humor y predisposición para realizar las tareas. . Aspectos negativos: en los que se estuvo de acuerdo que había que cambiar y mejorar: no desarrollar nuestras plenas capacidades para mejorar la eficiencia y eficacia de nuestras tareas cotidianas, no estar abiertos al disenso para llegar al consenso, no comprender a las autoridades en su liderazgo, no usar adecuadamente los medios tecnológicos para acelerar nuestro trabajo diario. A modo de conclusión general se buscó concienciar a todos de la importancia del trabajo en equipo, donde cada uno juega un rol fundamental en el logro de los objetivos comunes, debiendo repensar el Poder Judicial sin compartimientos estancos, no se trata de trabajar separadamente funcionarios y empleados sino todos juntos y con metas comunes. (Acta del 1 de junio de 2006).
   5. Se puso en práctica también el Buzón de sugerencias, quejas y recomendaciones que consistió en una caja de cartón forrada y cerrada, dentro de la cual los profesionales, y público en general fue depositando por escrito y en forma anónima sus opiniones sobre el Tribunal en general, desde la atención al público, como la tramitación de las causas en general, etc. EN UNA REUNIÓN GENERAL REALIZADA EL 12 DE MAYO DE 2006 CON LA PRESENCIA DEL DR. JORGE NANCLARES, DE LA DRA. ANA LANGA Y DEL DR. CARLOS QUIROGA, SE ABRIERON LOS BUZONES Y SE LEYERON LAS OPINIONES VERTIDAS. SIENDO MERITUADAS POR EL DR. NANCLARES Y ATENTO A QUE ERAN EN GENERAL MUY POSITIVAS, EL SR. PRESIDENTE DE LA SUPREMA CORTE PROCEDIÓ A FELICITAR A TODO EL GRUPO, ENVIANDO LUEGO POR ESCRITO TAL FELICITACIÓN.
   6. En relación con la motivación se sugirió que cada uno escribiera en forma anónima si alguna vez lo habían felicitado por la buena realización de las tareas a su cargo, es decir si había recibido felicitaciones y agradecimientos en el ámbito laboral, para luego discutir entre todos y sacar conclusiones. (Acta del 7 de agosto de 2006). Se evaluaron las respuestas anónimas veinte días después y lo que más se destacó es el buen clima de trabajo, el reconocimiento constante de cada uno, la motivación y el apoyo de los secretarios y juez y entre los compañeros. (Acta del 28 de agosto de 2006 y demás actas del mes de septiembre).
   7. Para completar esta fase de diagnóstico pusimos en práctica la Encuesta anónima en base a una planilla elaborada por el Sr. Marcelo Fernández, auxiliar de la Secretaría nro. 6, destinada a los profesionales, recaudadores y público en general, sobre cada uno de los auxiliares, para que precisen en forma detallada todos los aspectos consultados. Fruto de estas encuestas pudimos evaluar que en general teníamos muy buenas consideraciones de los encuestados, tanto en lo que respecta a la atención del público, como a la celeridad en la tramitación de las causas, etc. Atento a tal excelente rendimiento, por decisión de la suscripta se elevó una nota de felicitación al personal para que la Dirección de Recursos Humanos dejara constancia en sus respectivos legajos de la expresa felicitación por el esmero, dedicación y espíritu de servicio demostrado por todos los integrantes del Tribunal. (Actas del 13 y 19 de octubre de 2006).
3. Como conclusión de la fase de diagnóstico se consensuaron las metas,y ejes de trabajo como inicio de la tercera fase. En este sentido, se propuso mejorar el rendimiento de todo el personal, la agilidad en la tramitación de las causas, en definitiva se buscó optimizar el trabajo diario.
   1. Desde abril de 2006 hasta agosto del mismo ano, se implementó en el Tribunal las denominadas por nosotros "planillas de rendimiento cuantitativo" que significaron para cada uno una forma concreta de autoevaluación en el rendimiento diario. (Acta del 28 de abril de 2006). Estas planillas tenían por objeto mostrar la cantidad de expedientes que diariamente eran revisados por cada uno de los empleados tanto de secretaría, de mesa de entradas como lo que correspondía a secretarios y juez.
   2. En relación con la capacitación y motivación se implementó la propuesta de "Jefe por un día" que implicaba ocupar el cargo inmediato superior por una o dos semanas como una forma de aprender y ejercer las principales funciones de los jefes y también una manera de rotación laboral. Se agregó que esta iniciativa permite prepararse para los ascensos. (Acta del 9 de agosto de 2006 y demás actas del mes de septiembre). Se puso en marcha esta idea y durante los meses de agosto, septiembre y octubre de 2006 los auxiliares fueron rotando y ocupando el cargo superior, tanto haciendo las veces de Jefe de Mesa de Entradas como de Secretario. (Actas del 29 de agosto de 2006, del 7 de septiembre de 2006). Para estas experiencias se destaca la gran ayuda, colaboración y coordinación de los dos secretarios de este Tribunal, Sra. Mercedes Lhez y Sr. Nelson T.Borda, quienes cumplieron desinteresadamente con las responsabilidades de enseñar, supervisar y controlar las tareas propias de sus funciones y de los auxiliares que estaban haciendo el aprendizaje.
4. Pasando ya a la cuarta fase de este proceso, es decir, al relevamiento de tareas y análisis de oportunidades, se buscó medir el rendimiento cuantitativo del personal por un lado y por otro, implementar medidas para agilizar la atención al público.
   1. En el primer caso, para medir el rendimiento se compararon las planillas implementadas y se premiaron a los auxiliares que habían obtenido el mejor rendimiento. (Acta del 17 de agosto de 2006).
   2. Se propuso la implementación de otra medida para agilizar y acelerar la información que se brinda a los profesionales y recaudadores que concurren diariamente al Tribunal. Se resolvió la habilitación de dos horas de atención por teléfono en las Mesas de Entradas para que los profesionales y recaudadores pudiesen hacer las consultas sobre los expedientes, disminuyendo de esa forma la afluencia a la Mesa de Entradas. Sin embargo, luego se advirtió que este sistema es el que en realidad utilizan nuestras Mesas de Entradas por lo que se continuó con esta medida. (Acta del 28 de agosto de 2006).
5. En relación con la quinta fase de definición de objetivos y planificación, nos propusimos por un lado, definir las tareas propias de cada cargo elaborando una grilla detallada de tareas, por otro lado, mejorar la motivación a través de lecturas disparadoras con charlas y discusiones posteriores y por último, propender a la celeridad procesal con la implementación de las denominadas Resoluciones Anticipatorias.
   1. Se consensuó la necesidad de definir más claramente las tareas propias y específicas de cada cargo, desde los secretarios, pasando por los jefes de mesas de entrada hasta los mismos auxiliares.En base a ello cada uno de nosotros elaboró una grilla con las funciones que consideraba propias de su cargo y luego en conjunto lo cotejamos y discutimos al respecto. Como resultado, se confección un listado de tareas correspondientes a los auxiliares de Secretaría y luego otro de los de mesa de entradas, que se adjuntan, pudiendo denominarlos Manual de Funciones de Secretaría y de Mesa de Entradas.. (Actas del 11 y 19 de octubre de 2006).
   2. En relación a la motivación se han efectuado reuniones grupales con el objeto de leer capítulos del libro del Dr. Pelayo Ariel Labrada "La motivación en los organismos judiciales" como disparadores para charlar en equipo las implicancias que tiene en nuestro ámbito laboral. (Acta del 26 de julio de 2007).
   3. En relación con la celeridad de los procesos, se realizaron dos reuniones con todos los profesionales y recaudadores que litigan mayormente en este Tribunal para informales sobre la implementación de las Resoluciones anticipatorias sus alcances, sus efectos y las normas procesales en las que se basan.Se ha puesto en práctica por algunos recaudadores con resultados satisfactorios hasta la fecha. Se adjunta nota explicativa oportunamente elevada al Presidente de la Suprema Corte.de Justicia.
6. En la etapa correspondiente a la sexta fase de capacitación se realizaron las siguientes actividades.
   1. Durante los días 12 y 19 de diciembre 2006 todo el personal del Tribunal realizó en forma muy satisfactoria el Taller de Comunicación que dictó la Lic. Diana Weder en el ámbito del Poder Judicial.
   2. Continuando con el plan de capacitación del personal se ha implementado la rotación de los auxiliares de secretaría a mesa de entradas, de forma tal que, un empleado a la secretaría trabaja en la mesa de entradas durante cuatro semanas de la siguiente forma: dos semanas iniciales, rotación con los demás auxiliares de secretaría y luego dos semanas más. (Acta del 7 de agosto de 2007). Como resultado hasta el momento se ha obtenido una excelente recepción de la medida por todos, los empleados que ya han cumplido con las dos semanas iniciales han manifestado que ha sido positivo, que han aprendido concretamente ciertas tareas de mesa de entradas como colocar cargos, atender público, cargar biblioratos e ingresar turnos, etc.
7. Como conclusión de lo actuado hasta la fecha,
   se convocó a Inspección General del Poder Judicial para que participara de una reunión informativa. La misma se llevó a cabo el día 28 de septiembre de 2007 contando con la presencia del Sr. Raúl Belelli, donde se expuso lo actuado y los resultados obtenidos hasta el momento.
   Se hizo especial hincapié en el esfuerzo constante de todo el personal para la realización y continuación del proceso de autoevaluación y se solicitó expresamente el reconocimiento a los mismos a través de un porcentaje que mejore su puntaje.
8. Por último, en la reunión realizada el día 5 de noviembre del corriente, se fijaron los objetivos a corto y mediano plazo para cumplir con la etapa última de seguimiento de la ejecución del plan, todo lo cual será oportunamente comunicado.
9. De esta forma, se cumple con informar detalladamente las tareas realizados desde el mes de febrero de 2006 a la fecha en el proceso de autoevaluación en este Tercer Tribunal Tributario, poniendo de manifiesto especialmente la colaboración, solidaridad y dedicación de los Secretarios Sres. Mercedes Lhez y Nelson T. Borda, como asimismo de todo el personal: Secretaría y Mesa de Entradas. Cabe destacar que continuamente se dan charlas sobre temas respecto a lo que nos interesa, es decir, titulo ejecutivo, codigo fiscal, codigo procesal civil, para estar al tanto de los conocimientos que precisamos para estar todos a la altura de las circunstancias. Actualmente, el 3 de septiembre de 2009, se procedió a Inspección Judicial correspondiente a cargo de la Inspectora de Justicia ESCRIBANA ACTUARIA INES MONTI, donde realiza las observaciones correspondientes destacando que el Tribunal está al día y corrobora el beneficio de aprovechar el lugar, el ambiente y la luz al no poseer tabiques. Al final concluye con una FELICITACION ESPECIAL A LA SRA JUEZ, SECRETARIOS, JEFES DE MESA DE ENTRADAS Y AUXILIARES por el Aporte que en su actitud diaria mejoran la labor judicial. (palabras literales, ACTA DE CONSTATACION)

JUZGADO ABIERTO (SIN DIVISIONES)

Este Tercer Tribunal Tributario a cargo de la DRA MARIA GABRIELA ABALOS, atiende en su público despacho, tal cual el sentido literal del término. Es un Juzgado abierto sin tabiques, posee dos secretarias con dos Mesa de Entradas, cada una tiene su atención al público. Usía se ubica en el centro y es una compañera más, es decir, todos sabemos lo que hacemos y es ante el público y empleados una absoluta y total transparencia.
Esta es la gran diferencia del resto de los Juzgados, ya que aquí se rompe con la estructura de Mesa de Entradas, luego Secretaria alejada de la anterior y el Juez que está encerrado en su despacho. La idea fundamental es la transparencia y la comunicación. Los profesionales cuando se dirigen ya sea a los secretarios, como así también a Usía, el dialogo es totalmente abierto. Existe AUTOCONTROL, el equipo que está constituido por (18) dieciocho personas que se concentran en sus tareas, es realmente un TRABAJO EN EQUIPO.
El objetivo es cambiar el enfoque tradicional y lograr una tarea activa dinamica y comunicacional donde todos somos participes. Asimismo se disfruta de la luz, del aire sin cambiar la estructura funcional. Hemos utilizado los mismos materiales, sólo se quitaron los tabiques.

FOTOGRAFÍAS

MEDIDAS CAUTELARES POR PAGINA WEB

A partir del día 16 de septiembre del corriente año, se enviaron via web a la Dirección del Registro de la Propiedad las primeras ocho (8) inhibiciones con lo cual se agilizan los trámites, ya que en el térmi-no de 24 hs el Registro de la Propiedad lo recibe y automáticamente queda registrada la inhibición con su respectivos datos ( fojas y tomo ). Los recaudadores tienen la posibilidad de verificarlo en su estudio sin necesidad de trasladarse. De todos modos, todavía se sigue usando el soporte papel. El sistema funciona de la siguiente manera: el profesional en su estudio vía web solicita al Tribunal la Medida Cautelar, al dia siguiente trae el expediente y lo deja en una casilla especialmente para este pedido. Luego, el personal del Tribunal, que le toque revisar estos trámites, verifica junto con el expediente y el escrito que los datos coincidan con los existentes en el sistema vía web. Habiéndolo verificado se da curso y en cuestión de minutos llega el pedido vía web a la Dirección del Registro de la Propiedad y a su vez queda constancia en el expediente de que se tramitó, mediante firma electrónica de la DRA MARIA GABRIELA ABALOS. Esto es un gran avance a nivel informático, ya que a la fecha llevamos (808) OCHOCIENTAS OCHO MEDIDAS TRABADAS. Asimismo como esto es un cambio de mentalidad y de formato de trabajo, se hacen reuniones con los recaudadores para afinar el sistema y salvar dudas. De hecho el próximo 20 de octubre del corriente año, habrá una reunión a las 8:30 en la Sala de Subastas del Primer Piso del Edificio sito en calle San Martín 322. La Coordinadora de Sistemas Informaticos, NORMA MIR CORREA, junto a LUCIANA D´ANGELO sub-coordinadora, cumplen la función de evacuar dudas y de asesorar esta nueva implementación con respecto al programa via web para la traba de medidas cautelares. Los resultados hasta el momento son óptimos y los profesionales ven con buenos ojos este cambio debido a que es más eficaz y se agilizan los trámites. La celeridad es excelente, los resultados hablan solos.